User & Invitation
Buka di CMSUser adalah orang-orang di dalam organization Anda. Panduan ini membahas seluruh siklusnya: mengundang seseorang, apa yang ia lakukan untuk bergabung, mengedit role-nya, menugaskannya ke budget group, menghapusnya, dan keluar dari organization.
Siapa yang bisa mengelola user? Owner dan Admin sama-sama bisa mengundang orang, mengedit role, dan menghapus user. Yang tetap milik Owner: memberi atau mencabut role Owner, menghapus user yang memegang Owner, transfer Billing, dan menghapus organization. Selain itu hanya bisa melihat daftarnya. Lihat Roles & Permissions.
Di mana user berada
Buka organization Anda dan pilih tile Users.
Buka halaman Organization → Configure pada organization Anda → tile Users.
Halaman Users punya dua bagian: daftar user (orang yang sudah bergabung) dan Pending Invitations (orang yang sudah diundang tetapi belum bergabung).
Mengundang user
Langkah 1 — Klik "Invite User"
Pada halaman Users, klik Invite User di kanan atas (selebar layar di ponsel). Hanya Owner dan Admin yang melihatnya. Sebuah dialog akan terbuka.
Langkah 2 — Isi invitation
| Field | Wajib | Catatan |
|---|---|---|
| Email Address | Salah satu | Mengirim invitation lewat email. Harus alamat yang valid bila diisi. |
| WhatsApp Number | Salah satu | Kode negara dan nomor. Mengirim invitation lewat WhatsApp. Isi email, nomor, atau keduanya. |
| Roles | Tidak | Centang kewenangan tambahan yang ingin Anda berikan. Biarkan semuanya tidak tercentang untuk pengguna biasa yang hanya perlu mengobrol dengan agent yang Anda berikan. Opsi tergantung tipe org (Collective: Admin, Builder; Individual: Builder). Admin bisa memberikan keduanya; hanya Owner yang di luar jangkauannya, dan role itu diberikan dengan mengedit role user yang sudah ada, bukan lewat invitation. |
| Agent Access | Tidak | Add agent menugaskan orang itu ke agent tertentu agar langsung punya akses begitu bergabung. |
Langkah 3 — Kirim
Klik Send Invitation. Invitation dikirim lewat email, WhatsApp, atau keduanya, dan kini muncul di bawah Pending Invitations. Bila invitation dibuat tetapi gagal terkirim, sebuah peringatan memberitahukannya dan Anda bisa memakai Resend.
Contoh: Dina mengundang
budi@example.com, mencentang Builder, dan menugaskan agent WhatsApp Reminder sejak awal. Budi akan bisa membangun agent dan langsung mengerjakan agent itu saat ia accept.Contoh tanpa role: Dina mengundang
siti@example.com, membiarkan semua role tidak tercentang, dan menugaskan agent Customer Support. Siti bergabung ke organization dan bisa mengobrol dengan agent itu — tidak lebih. Bentuk inilah yang tepat untuk sebagian besar orang yang Anda undang.
Apa yang dilakukan orang yang diundang
- Penerima mendapat email atau pesan WhatsApp berisi link invitation.
- Ia mengkliknya dan memilih Accept atau Reject.
- Saat Accept, ia ditambahkan ke organization dengan role (dan agent yang sudah ditugaskan) yang Anda pilih. Bila Anda tidak memilih role apa pun, ia bergabung sebagai pengguna biasa — agent yang sudah ditugaskan tetap berfungsi.
Mengelola pending invitation
Di area Pending Invitations setiap invitation menampilkan statusnya (Pending, Accepted, Rejected, Revoked, atau Expired), dan Anda bisa mencari berdasarkan alamat email atau nomor telepon. Untuk sebuah invitation Anda bisa:
| Aksi | Fungsinya | Catatan |
|---|---|---|
| Resend | Mengirim ulang invitation. | Pada invitation Pending atau Expired, 10 menit setelah pengiriman terakhir, untuk mencegah spam. Owner atau Admin. |
| Revoke | Membatalkan invitation sehingga link-nya tidak berlaku lagi. | Pakai ini jika Anda salah mengundang orang. Owner atau Admin. |
Invitation kedaluwarsa sendiri setelah 7 hari.
Menemukan orang di daftar
Di atas daftar user Anda bisa mencari berdasarkan nama atau email dan memfilter berdasarkan role. Filter role punya opsi No role, dan itulah cara menemukan para pengguna biasa — orang yang tergabung dalam organization tanpa kewenangan tambahan.
User tanpa role menampilkan penanda No role di tempat chip role-nya. Itu keadaan yang normal dan sudah lengkap, bukan sesuatu yang menunggu diisi.
Mengedit user yang ada
Buka opsi seorang user di daftar untuk mengelolanya:
| Aksi | Caranya | Siapa | Catatan |
|---|---|---|---|
| Edit role | Centang/hapus centang role, lalu simpan. | Owner, Admin* | Anda boleh menyimpan tanpa satu pun tercentang — orang itu tetap berada di organization sebagai pengguna biasa. Role Billing tidak diubah di sini — lihat Billing & Credit. |
| Menugaskan ke budget group | Pilih budget group untuk user. | Owner, Admin | Membatasi credit bulanannya — lihat Budget Group. Berlaku juga untuk user tanpa role. |
| Menghapus dari budget group | Membatalkan penugasan user. | Owner, Admin | Ia kembali ke default organization. |
| Menghapus user | Mengeluarkan orang itu dari organization. | Owner, Admin** | Ia langsung kehilangan seluruh akses — lihat di bawah. |
* Admin bisa mengubah role apa pun kecuali Owner — role itu tidak bisa ia berikan maupun cabut, yang juga menjadi sebab Admin tidak bisa mengangkat dirinya sendiri.
** Admin bisa menghapus siapa pun kecuali user yang memegang Owner.
Anda juga bisa klik Download User CSV untuk mengekspor daftar user (yang sedang difilter) — berguna untuk audit atau dibagikan ke HR.
Mengosongkan semua role bukan hal yang sama dengan menghapus seseorang. User tanpa role tetap berada di organization dan tetap bisa memakai agent yang ditugaskan kepadanya. Untuk mencabut aksesnya, hapus dia.
Menghapus user
Menghapus seseorang mencabut aksesnya seketika:
- Aksesnya untuk mengobrol dengan agent milik organization dicabut.
- Izinnya untuk mengonfigurasi agent-agent itu dicabut.
- Otorisasi aplikasi terhubung yang ia pegang untuk agent-agent itu dicabut.
- Transfer role billing yang masih menunggu dirinya dibatalkan.
Riwayatnya tetap ada — percakapan lampau dan catatan pemakaian credit disimpan untuk laporan organization. Mengundangnya kembali nanti membuat keanggotaan baru; itu tidak memulihkan akses agent lamanya, jadi tugaskan lagi agent-nya.
Anda tidak bisa menghapus orang yang memegang role Billing. Transfer billing ke orang lain lebih dulu. Anda juga tidak bisa menghapus Owner terakhir.
Keluar dari organization
Setiap user bisa keluar dari organization yang aksesnya tidak lagi diperlukan:
- Buka organization (Configure di halaman Organization) dan klik Leave di bawah namanya.
- Konfirmasi pada dialog.
Keluar mencabut akses Anda dengan cara yang persis sama seperti dihapus, lalu membawa Anda kembali ke halaman Organization.
Anda tidak bisa keluar jika: Anda satu-satunya Owner organization, atau Anda sedang memegang role Billing. Oper dulu keduanya (transfer billing; angkat Owner lain) baru kemudian keluar.
Langkah berikutnya
Tentukan berapa lama percakapan dengan agent Anda tetap bisa dibaca: Mode Privasi.