Action, WhatsApp, dan Email
Action adalah apa yang dilakukan Qlar dengan hasil setelah task selesai. Ada tiga, dan sebuah automation bisa memakai satu atau beberapa sekaligus.
| Action | Ditampilkan ke user sebagai | Yang dilakukan |
|---|---|---|
| Create conversation | New conversation | Menaruh hasil di conversation baru pada agent ini dan memberi tahu user. |
| Send WhatsApp message | WhatsApp message | Mengirim hasil ke sebuah nomor telepon sebagai pesan WhatsApp. |
| Send email | Mengirim hasil ke sebuah alamat email. |
Mana yang boleh dipilih user diatur oleh Allowed Actions di policy. Tidak ada SMS atau channel lain; jika user memintanya, agent menyatakan bahwa itu tidak tersedia.
Pengecekan KG-2041 memakai Create conversation. Di preview, Atlas menuliskannya sebagai "Create a new conversation in Qlar and notify the user", karena operations lead meminta diberi ringkasan dan tidak menyebut channel lain.
Sebelum memulai
- Baca Membuat Automation.
- Untuk mengirim hasil lewat WhatsApp, agent memerlukan nomor WhatsApp-nya sendiri di public atau private server pada Published configuration. Lihat Menghubungkan ke WhatsApp.
- Email tidak perlu dihubungkan ke apa pun, tetapi Send email harus dicentang di Allowed Actions pada policy. Policy yang disimpan sebelum fitur email ada belum mencentangnya.
Create conversation
Hasilnya menjadi conversation baru pada agent yang sama, dimiliki user yang membuat automation.
Setiap hari kerja 07:30 → KG-2041 delayed atau on hold? → Rangkum proyek → Create conversation → Notifikasi
| Yang terjadi | Rincian |
|---|---|
| Sebuah conversation muncul | Di daftar sidebar, ditandai belum dibaca dan dengan ikon automation agar mudah dikenali. |
| Sebuah notifikasi muncul | Di bell pada top bar, dengan badge unread. Membukanya membawa ke conversation. |
| User bisa melanjutkan | Ini conversation biasa. Agent tahu automation mana yang menghasilkannya dan apa task-nya, jadi pertanyaan lanjutan seperti "Who do I contact to speed up the CFO approval?" langsung bisa dijawab. |
Conversation dibuat hanya bila run sampai ke tahap action. Run yang gagal atau yang condition-nya tidak terpenuhi tidak meninggalkan apa pun di daftar.
Send WhatsApp message
Hasilnya dikirim sebagai pesan WhatsApp ke nomor yang tersimpan di automation. Contoh pemakaian di Atlas: seorang project manager meminta, "Every day at 16:00, send the KG-2041 status to the site supervisor's WhatsApp, 0812…".
| Hal | Rincian |
|---|---|
| Dikirim dari | Nomor WhatsApp milik agent sendiri: channel di public atau private server pada Published configuration-nya. Meta Cloud, Coster, dan Qontak hanya bisa memulai percakapan dengan template pesan yang sudah disetujui, jadi tidak bisa mengirimnya; tanpa channel yang bisa, run mencatat "No WhatsApp channel that can send". |
| Penerima | Nomor telepon valid mana pun yang diberikan user, misalnya nomor site supervisor. Tidak ada verifikasi bahwa nomor itu milik user. Aturan kontak channel tetap berlaku: dalam mode privat, hanya nomor di daftarnya yang menerima hasil. |
| Balasan | Balasan sampai ke agent seperti pesan WhatsApp lain ke nomornya. Pesannya sendiri diakhiri nama agent, nama automation, dan tautan ke halaman Automations user di Qlar. |
| Cara nomor dibaca | Qlar menormalkannya ke format internasional (angka 0 di depan menjadi kode negara) dan menuliskannya kembali di preview, misalnya +62 812…, agar user bisa mengeceknya. Nomor yang tidak mungkin valid ditolak. |
| Jika tidak ada nomor | Di WhatsApp, nomor yang dipakai user untuk chat ditawarkan. Jika tidak, agent menanyakannya. |
| Tidak pernah terkirim dua kali | Jika Qlar tidak bisa memastikan apakah pesan sampai, Qlar tidak mencoba lagi, sehingga tidak ada yang menerima duplikat. History menampilkan "outcome unknown". |
Karena tidak ada verifikasi, ada dua perlindungan:
- User melihat nomornya sebelum setuju, dan harus mengonfirmasinya.
- Batasan. Maximum WhatsApp Messages per Day di policy membatasi seluruh agent, dan nomor agent mengirim hasil automation ke nomor yang sama paling banyak 10 kali per jam, serta paling banyak 30 kali per jam seluruhnya; pesan yang melewati salah satu batas menunggu jam berikutnya.
Pertimbangkan risikonya untuk agent Anda. Salah ketik bisa mengirim hasil yang privat, seperti anggaran proyek, ke orang asing, dan agent yang terbuka untuk publik bisa dipakai untuk mengirim pesan yang tidak diinginkan — dari nomor agent Anda sendiri, yang reputasinya di WhatsApp ikut terdampak. Jika itu tidak bisa diterima, izinkan hanya Create conversation di policy, atur batas WhatsApp harian yang rendah, atau biarkan channel dalam mode privat.
Send email
Hasilnya dikirim sebagai email ke alamat yang tersimpan di automation. Contoh pemakaian di Atlas: operations lead meminta, "Setiap Senin jam 8, kirim ke email saya ringkasan minggu lalu untuk semua proyek yang terlambat atau ditahan."
| Hal | Rincian |
|---|---|
| Dikirim dari | Alamat automation milik agent sendiri, {agent}-automation@qlar.ai, dengan nama agent sebagai pengirim. Untuk Atlas, yang alamat chat-nya app.qlar.ai/atlas-ops, alamatnya atlas-ops-automation@qlar.ai, tampil sebagai Atlas. Tidak ada yang perlu dihubungkan atau diatur. |
| Penerima | Alamat yang diberikan user, misalnya alamat rekan kerja. Jika user tidak menyebut alamat, dipakai alamat email akun Qlar-nya sendiri, dan preview menyebutkan hal itu. Tidak ada verifikasi bahwa alamat itu milik user. Satu alamat per automation. |
| Subjek | Nama automation dan nama agent, misalnya "KG weekly delay summary · Atlas". |
| Balasan | Tidak ada yang membaca alamat automation, jadi balasan tidak sampai ke mana pun. Email-nya berisi tautan ke halaman Automations user di Qlar (/{agent}/automations, untuk Atlas https://app.qlar.ai/atlas-ops/automations); untuk menindaklanjuti, user melanjutkan di sana. |
| Format | Tabel, daftar, dan penekanan teks tetap terjaga, tidak seperti WhatsApp. Grafik atau canvas tidak bisa ditampilkan di email, jadi diganti dengan catatan "(grafik tersedia di Qlar)"; user bisa melihatnya di Qlar. |
| Tidak pernah terkirim dua kali | Jika pengiriman gagal, Qlar tidak mencoba lagi, sehingga tidak ada yang menerima duplikat. History menampilkan penyebab gagalnya, dan run berikutnya mengirim seperti biasa. |
Sama seperti WhatsApp, tidak ada verifikasi, jadi ada dua perlindungan yang sama:
- User melihat alamatnya sebelum setuju, dan harus mengonfirmasinya di pesan berikutnya.
- Batasan. Maximum Emails per Day di policy membatasi seluruh agent (default 100), dan automation milik seorang user paling banyak mengirim 10 email per jam ke satu alamat. Batas per jam ini diperiksa saat automation dibuat atau diubah, sehingga automation yang bisa melewatinya langsung ditolak dengan penjelasan, bukan gagal belakangan.
Pertimbangkan risikonya untuk agent Anda. Salah ketik bisa mengirim hasil yang privat ke orang asing, dan agent yang terbuka untuk publik bisa dipakai untuk mengirim email yang tidak diinginkan atas nama agent Anda. Jika itu tidak bisa diterima, jangan centang Send email di policy, atau atur batas email harian yang rendah.
Memakai lebih dari satu
Sebuah automation boleh memakai kombinasi apa pun: misalnya "…buatkan conversation untuk saya dan kirim juga ke email saya", atau pesan WhatsApp ke site supervisor sekaligus email ke operations lead. Setiap action dicatat terpisah di history, jadi pesan WhatsApp atau email yang gagal tidak menyembunyikan bahwa conversation sudah dibuat, dan sebaliknya.
Jika sebuah action tidak diizinkan lagi
Action diperiksa di setiap run. Jika Anda menghapus salah satunya dari policy, automation yang memakainya melewatinya sejak saat itu. Jika tidak ada action automation yang diizinkan lagi, automation dihentikan dengan penjelasan.
Periksa hasilnya
- Di automation preview, baris Action menyebut channel yang diinginkan user. Untuk WhatsApp, nomornya ditulis dalam format internasional; untuk email, alamatnya, dengan catatan bila itu alamat akun user sendiri.
- Setelah run dengan Create conversation, conversation baru yang belum dibaca muncul di sidebar chat dan bell menampilkan badge.
- Setelah run dengan Send WhatsApp message, penerima mendapat pesannya, dan history automation menampilkan action tersebut sebagai terkirim.
- Setelah run dengan Send email, email masuk dari alamat
-automation@qlar.aimilik agent dengan nama agent sebagai pengirim, dan history menampilkan Send email: Sent. Jika tidak ada di kotak masuk, periksa folder spam.
Langkah berikutnya
- Berikutnya dalam alur: Mengelola Automation Anda, untuk melihat apa yang dilihat user setelah automation mereka ada.
- Troubleshooting Run: kenapa pesan WhatsApp atau email tidak terkirim.