Cara Kerja Automation
Halaman ini mengikuti satu automation dari saat user memintanya sampai saat mereka membaca hasilnya. Contohnya adalah pengecekan KG-2041 yang dibuat operations lead Kirana Group di Atlas. Di sepanjang jalan, halaman ini menjelaskan status yang akan Anda temui.
Sebelum memulai
- Baca gambaran umum Mengotomatiskan Tugas untuk memahami konsepnya dan siapa melakukan apa.
1. User meminta
Automation dibuat lewat percakapan: di web chat, di voice call, atau di WhatsApp. User cukup menjelaskan apa yang mereka inginkan. Di chat publik Atlas, dalam keadaan login, operations lead mengetik:
"Every weekday at 7:30, check the status of project KG-2041 and give me a short summary, but only if it is delayed or on hold."
Permintaan lain yang mungkin diajukan user Atlas:
"Every Monday at 8, list the capex requests still waiting for approval."
"Setiap Senin jam 8, kirim ke email saya ringkasan proyek yang molor minggu lalu."
"Tomorrow at 9, remind me to submit the KG-F12 form for the Surabaya site."
Agent menentukan trigger, condition, task, dan action dari kata-kata tersebut. Agent belum membuat apa pun.
2. Agent menampilkan interpretasinya
Sebelum apa pun disimpan, agent menampilkan automation preview untuk dicek user: Name, Trigger, tiga run berikutnya, Condition, Task, Skills bila ada, Action, dan catatan dari policy. Untuk WhatsApp, nomor penerima ditulis dalam format internasional, seperti +62 812…; untuk email, alamatnya, atau catatan bahwa alamat akun user sendiri yang akan dipakai. Hal yang ambigu bisa dikoreksi di sini.
Untuk permintaan KG-2041, Atlas menampilkan nama "KG-2041 delay / on-hold check", trigger "Every weekday (Monday to Friday) at 07:30 (Asia/Jakarta)", dan run berikutnya pada Sen 5, Sel 6, dan Rab 7 Okt 2026.
User mengonfirmasi dengan "ya" biasa, dan hanya setelah itu automation dibuat. Preview yang menunggu ini kedaluwarsa setelah 30 menit. Lihat Membuat Automation.
3. Dijadwalkan
Qlar menyimpan automation dan hanya menjadwalkan run berikutnya, bukan satu timer per automation. Setelah sebuah run, Qlar menghitung run selanjutnya dan menjadwalkannya. Mengedit, pause, atau menghapus automation membatalkan jadwal yang ada, dan run yang datang untuk automation yang sudah berubah akan dibuang, bukan dieksekusi.
Run bisa mulai hingga sekitar satu menit setelah waktu terjadwal. Qlar menyebar automation yang berbagi waktu populer (seperti 07:30 atau 08:00) supaya tidak semuanya mulai di detik yang sama. Bila banyak yang jatuh tempo bersamaan, mereka antre dan berjalan berurutan, sehingga saat sibuk sebuah run bisa tertunda lebih lama.
4. Run
Saat sebuah run jatuh tempo, Qlar memeriksa bahwa automation masih aktif dan masih diizinkan oleh policy. Lalu Qlar menjalankan satu giliran agent Anda di conversation baru, sebagai user yang membuatnya:
- Bila automation punya condition, agent lebih dulu membaca data terkini dengan tool miliknya sendiri dan melaporkan nilainya. Atlas memanggil Projects API untuk KG-2041 dan melaporkan
project_status. Qlar sendiri yang mengevaluasi aturannya. Jika condition tidak terpenuhi (misalnya KG-2041 berstatus "On track"), run berhenti di sini: tanpa conversation, tanpa pesan. - Jika terpenuhi, agent mengerjakan task: di sini, ringkasan singkat status, progres, anggaran, dan tahap approval saat ini.
- Qlar lalu menjalankan action: conversation baru, pesan WhatsApp, email, atau kombinasinya.
Selama run, agent tidak bisa melakukan escalation ke manusia, dan tidak menulis ke memori orang tersebut. Skill yang dipilih user saat membuat automation dipasang pada run.
5. Hasilnya
| Action | Yang didapat user |
|---|---|
| Create conversation | Sebuah conversation baru muncul di daftar mereka, ditandai belum dibaca dan ditandai ditulis oleh automation, dan sebuah notifikasi muncul di bell. Mereka bisa membukanya dan melanjutkan chat seperti conversation lain. Agent tahu automation mana yang menghasilkannya. |
| Send WhatsApp message | Hasil dikirim ke nomor yang ada di automation. |
| Send email | Hasil dikirim lewat email ke alamat yang ada di automation, dari alamat {agent}-automation@qlar.ai milik agent dengan nama agent sebagai pengirim, beserta tautan ke halaman Automations user. Tabel tetap utuh; grafik bisa dilihat di Qlar. |
Untuk pengecekan KG-2041, conversation baru dibuka dengan jawaban seperti "Delayed — approval is at Regional Director; next approver: CFO. Progress: 62%. Budget spent: US$1.48M of US$2.5M." Operations lead bisa membalas di conversation itu, misalnya "Who do I chase for the CFO sign-off?".
Conversation dari run yang gagal, yang condition-nya tidak terpenuhi, atau yang hanya mengirim pesan WhatsApp atau email tidak pernah muncul di daftar user.
Status
Sebuah automation selalu berada di salah satu dari lima status:
| Status | Ditampilkan ke user sebagai | Artinya |
|---|---|---|
| Active | Active | Berjalan sesuai jadwal. |
| Paused | Paused | Berhenti untuk sementara. Di-pause oleh user, oleh contributor, karena user punya lebih banyak automation aktif daripada yang kini diizinkan policy, atau karena agent pindah ke organization lain. |
| Disabled | Turned off | Dimatikan oleh contributor. User tidak bisa resume atau mengeditnya, tetapi masih bisa menghapusnya. |
| Error | Stopped | Berhenti otomatis, setelah tiga run gagal berturut-turut atau karena policy atau akses user tidak lagi mengizinkannya. |
| Completed | Finished | Tidak punya run di masa depan: automation sekali jalan yang sudah berjalan, atau yang mencapai tanggal berakhir atau jumlah run maksimumnya. Dihapus setelah 7 hari. |
Setiap status punya alasan, yang ditampilkan pada automation baik di Monitor CMS maupun di halaman Automations milik user. Lihat Troubleshooting Run untuk daftar lengkapnya.
Hasil run
Setiap run dicatat di history automation:
| Hasil | Artinya |
|---|---|
| Succeeded | Task berjalan dan action dilakukan. |
| Condition not met | Condition dicek dan tidak terpenuhi, jadi tidak ada yang dilakukan. Ini normal, bukan kegagalan. Pada hari ketika KG-2041 berjalan sesuai rencana, inilah yang Anda lihat. |
| Failed | Run tidak bisa selesai. Kegagalan sementara dicoba ulang sesuai policy; tiga kegagalan berturut-turut menghentikan automation. |
| Skipped | Run tidak dicoba, misalnya karena policy mati atau batas harian tercapai. |
| Timed out | Run memakan waktu lebih lama daripada run timeout di policy. |
| Interrupted | Run terputus sebelum selesai. |
Apa yang disimpan, dan berapa lama
| Data | Disimpan |
|---|---|
| Automation | Selama masih punya run di masa depan. Yang sudah finished dihapus setelah 7 hari; yang paused, stopped, atau turned off dan tidak disentuh siapa pun selama 90 hari dibersihkan; jika user menghapusnya, langsung terhapus. |
| Run history | Selama History Retention di policy (default 30 hari). Mencatat kapan berjalan dan bagaimana berakhir, tidak pernah jawabannya sendiri, yang ada di conversation user. |
| Notifikasi | 30 hari. |
Jika organization memakai Privacy Mode, isi setiap automation dienkripsi. Pesan WhatsApp atau email tetap berisi hasil lengkapnya, karena memang itu yang diminta user. Lihat Memantau & Mengelola.
Periksa hasilnya
Anda sudah memahami perjalanan sebuah automation jika bisa menjawab pertanyaan berikut untuk pengecekan KG-2041:
- Tool apa yang dipakai Atlas untuk mengecek condition? (Projects API-nya,
get_project_status.) - Apa yang terjadi pada pagi ketika KG-2041 berjalan sesuai rencana? (Run berakhir sebagai Condition not met. Tanpa conversation, tanpa notifikasi.)
- Di mana ringkasan muncul saat proyek terlambat? (Di conversation baru dalam daftar chat operations lead, dengan notifikasi di bell.)
Langkah berikutnya
- Berikutnya dalam alur: Mengatur Automation Policy, untuk menyalakan Automation dan memilih batasannya.
- Troubleshooting Run: arti setiap status dan hasil run ketika ada yang tidak berjalan semestinya.