Cara Kerja Automation
Halaman ini mengikuti satu automation dari saat user memintanya sampai saat mereka membaca hasilnya — dan menjelaskan status yang akan Anda temui di sepanjang jalan.
1. User meminta
Automation dibuat lewat percakapan — di web chat, di voice call, atau di WhatsApp. User cukup menjelaskan apa yang mereka inginkan:
"Setiap pagi jam 8, rangkum penjualan kemarin untuk saya."
"Besok jam 9, ingatkan saya soal rapat direksi."
"Setiap Senin jam 7, cek inventori di semua gudang. Kalau ada yang di bawah minimum, analisis dan buatkan conversation untuk saya."
Agent menentukan trigger, condition, task, dan action dari kata-kata tersebut. Agent belum membuat apa pun.
2. Agent menampilkan interpretasinya
Sebelum apa pun disimpan, agent menampilkan ringkasan untuk dicek user — Trigger, Condition, Task, Skills, Action, tiga waktu run berikutnya, peringatan dari policy, dan (untuk WhatsApp) nomor penerima yang ditulis dalam format internasional, seperti +62 812…. Hal yang ambigu bisa dikoreksi di sini.
User mengonfirmasi dengan "ya" biasa, dan hanya setelah itu automation dibuat. Ringkasan yang menunggu ini kedaluwarsa setelah 30 menit. Lihat Membuat Automation.
3. Dijadwalkan
Qlar menyimpan automation dan hanya menjadwalkan run berikutnya — bukan satu timer per automation. Setelah sebuah run, Qlar menghitung run selanjutnya dan menjadwalkannya. Mengedit, pause, atau menghapus automation membatalkan jadwal yang ada, dan run yang datang untuk automation yang sudah berubah akan dibuang, bukan dieksekusi.
Run bisa mulai hingga sekitar satu menit setelah waktu terjadwal. Qlar menyebar automation yang berbagi waktu populer (seperti 08:00) supaya tidak semuanya mulai di detik yang sama. Bila banyak yang jatuh tempo bersamaan, mereka antre dan berjalan berurutan, sehingga saat sibuk sebuah run bisa tertunda lebih lama.
4. Run
Saat sebuah run jatuh tempo, Qlar memeriksa bahwa automation masih aktif dan masih diizinkan oleh policy, lalu menjalankan satu giliran agent Anda di conversation baru, sebagai user yang membuatnya:
- Bila automation punya condition, agent lebih dulu membaca data terkini dengan tool miliknya sendiri dan melaporkan nilainya. Qlar sendiri yang mengevaluasi aturannya. Jika condition tidak terpenuhi, run berhenti di sini — tanpa conversation, tanpa pesan.
- Jika tidak, agent mengerjakan task.
- Qlar lalu menjalankan action: conversation baru dan/atau pesan WhatsApp.
Selama run, agent tidak bisa melakukan escalation ke manusia, dan tidak menulis ke memori orang tersebut. Skill yang dipilih user saat membuat automation dipasang pada run.
5. Hasilnya
| Action | Yang didapat user |
|---|---|
| Create conversation | Sebuah conversation baru muncul di daftar mereka, ditandai belum dibaca dan ditandai ditulis oleh automation, dan sebuah notifikasi muncul di bell. Mereka bisa membukanya dan melanjutkan chat seperti conversation lain — agent tahu automation mana yang menghasilkannya. |
| Send WhatsApp message | Hasil dikirim ke nomor yang ada di automation. |
Conversation dari run yang gagal, yang condition-nya tidak terpenuhi, atau yang hanya mengirim WhatsApp tidak pernah muncul di daftar user.
Status
Sebuah automation selalu berada di salah satu dari lima status:
| Status | Ditampilkan ke user sebagai | Artinya |
|---|---|---|
| Active | Active | Berjalan sesuai jadwal. |
| Paused | Paused | Berhenti untuk sementara. Di-pause oleh user, oleh contributor, karena user punya lebih banyak automation aktif daripada yang kini diizinkan policy, atau karena agent pindah ke organization lain. |
| Disabled | Turned off | Dimatikan oleh contributor. User tidak bisa resume atau mengeditnya, tetapi masih bisa menghapusnya. |
| Error | Stopped | Berhenti otomatis — setelah tiga run gagal berturut-turut, atau karena policy atau akses user tidak lagi mengizinkannya. |
| Completed | Finished | Tidak punya run di masa depan: automation sekali jalan yang sudah berjalan, atau yang mencapai tanggal berakhir atau jumlah run maksimumnya. Dihapus setelah 7 hari. |
Setiap status punya alasan, yang ditampilkan pada automation baik di Monitor CMS maupun di halaman Automations milik user. Lihat Troubleshooting Run untuk daftar lengkapnya.
Hasil run
Setiap run dicatat di history automation:
| Hasil | Artinya |
|---|---|
| Succeeded | Task berjalan dan action dilakukan. |
| Condition not met | Condition dicek dan tidak terpenuhi, jadi tidak ada yang dilakukan. Ini normal, bukan kegagalan. |
| Failed | Run tidak bisa selesai. Kegagalan sementara dicoba ulang sesuai policy; tiga kegagalan berturut-turut menghentikan automation. |
| Skipped | Run tidak dicoba — misalnya policy mati, atau batas harian tercapai. |
| Timed out | Run memakan waktu lebih lama daripada run timeout di policy. |
| Interrupted | Run terputus sebelum selesai. |
Apa yang disimpan, dan berapa lama
| Data | Disimpan |
|---|---|
| Automation | Selama masih punya run di masa depan. Yang sudah finished dihapus setelah 7 hari; yang paused, stopped, atau turned off dan tidak disentuh siapa pun selama 90 hari dibersihkan; jika user menghapusnya, langsung terhapus. |
| Run history | Selama History Retention di policy (default 30 hari). Mencatat kapan berjalan dan bagaimana berakhir — tidak pernah jawabannya sendiri, yang ada di conversation user. |
| Notifikasi | 30 hari. |
Jika organization memakai Privacy Mode, isi setiap automation dienkripsi. Lihat Memantau & Mengelola.