Mengelola Automation Anda
Halaman ini menjelaskan apa yang dilihat user Anda setelah punya automation: halaman Automations di aplikasi chat, lonceng notifikasi, dan kontrol pada setiap automation. Memahaminya membantu Anda mendukung user. Halaman ini juga menunjukkan apa yang sebenarnya diubah oleh switch Policy Anda.
Semua yang dibahas di sini ada di QA-Web, chat publik agent Anda. Hanya untuk orang yang sudah sign in dan tidak ditampilkan di CMS preview.
Contoh yang dipakai di halaman ini adalah automation yang dibuat Rina Wijaya, operations lead Kirana, lewat chat dengan Atlas: KG-2041 delay / on-hold check. Setiap hari kerja pukul 07.30 Atlas mengecek proyek KG-2041 dan mengirimkan ringkasan singkat kepadanya, tetapi hanya bila proyek itu terlambat (delayed) atau ditahan (on hold).
Sebelum memulai
- Setidaknya ada satu automation, dibuat seperti dijelaskan di Membuat Automation. Untuk mengikuti contoh ini, buat pengecekan KG-2041 dari halaman tersebut.
- Anda sudah sign in di chat publik agent (untuk Atlas,
https://app.qlar.ai/atlas-ops) dengan akun yang membuat automation tersebut.
Menemukan Halaman Automations
Di chat, buka sidebar dengan tombol ☰ lalu klik Automations. User yang sudah sign in melihat entri ini selama policy agent aktif. Entri ini juga tetap tampil saat orang tersebut masih punya automation dari sebelum policy dimatikan, sehingga mereka selalu bisa mem-pause atau menghapusnya.
Header halaman berbunyi "Tasks (nama agent) does for you on a schedule" dan menampilkan berapa yang aktif dari batas maksimum. Untuk Rina tertulis Tasks Atlas does for you on a schedule. 1 of 10 active. Di bawahnya ada petunjuk bahwa automation baru ditambahkan dengan meminta kepada agent di dalam conversation, lengkap dengan contoh permintaan.
Jika policy mati, sebuah peringatan menyatakan bahwa automation tidak akan berjalan sampai policy dinyalakan kembali. Pause dan hapus tetap berfungsi.
Daftar
Tab Automations menampilkan setiap automation sebagai satu kartu:
| Field | Menampilkan |
|---|---|
| Name dan status | Active, Paused, Turned off, Stopped, atau Finished, dengan alasannya di bawahnya bila ada. |
| Schedule | Misalnya "Every weekday (Monday to Friday) at 07:30 (Asia/Jakarta)". |
| Condition | Bila ada. |
| Task | Apa yang dikerjakan agent. |
| Action | New conversation, WhatsApp message, dan/atau Email, beserta nomor atau alamat tujuannya. |
| Next run / Last run | Kapan berjalan berikutnya, dan bagaimana run terakhir berakhir. |
Kartu Rina berstatus Active. Condition-nya adalah versi bahasa sehari-hari dari dua rule yang ditampilkan Atlas di automation preview, dan Last run bertuliskan Not yet karena run terjadwal pertama adalah Senin, 5 Okt 2026 pukul 07.30.
Automation baru tidak dibuat di sini. Halaman ini meminta user untuk menyuruh agent di dalam conversation.
Recent runs
Jika View history diizinkan di policy, tab kedua, Recent runs, menampilkan run terbaru dari semua automation milik user. Setiap entri menampilkan nama automation, kapan dan bagaimana ia berjalan (misalnya Run now), status, apakah condition terpenuhi, dan apa yang dilakukan tiap action. Run yang membuat conversation punya tautan View result ke conversation tersebut.
View result membuka conversation yang dibuat oleh run tersebut. Untuk Rina, KG-2041 sedang terlambat, sehingga condition terpenuhi dan Atlas menulis ringkasannya:
Kontrol pada Setiap Automation
Tujuh tombol, masing-masing aktif atau abu-abu tergantung status automation dan switch policy Anda. Tombol yang abu-abu menjelaskan alasannya saat di-hover. Pada automation Rina yang sedang aktif, Resume berwarna abu-abu karena tidak ada yang perlu di-resume.
| Tombol | Fungsi | Tersedia bila |
|---|---|---|
| View | Menampilkan definisi lengkap. | Selalu. |
| Edit | Membuka form edit. | Edit diizinkan; automation tidak dimatikan oleh contributor atau sudah selesai; automation aktif di policy. |
| Pause | Menghentikannya sampai di-resume. | Pause diizinkan; automation berstatus active. |
| Resume | Menjalankannya lagi. | Pause diizinkan; automation berstatus paused atau stopped, bukan dimatikan oleh contributor. Policy dan akses diperiksa ulang. |
| Run now | Menjalankannya sekali, saat itu juga. | Run now diizinkan; automation berstatus active atau paused. |
| History | Menampilkan daftar run-nya. | View history diizinkan. |
| Delete | Menghapusnya, setelah konfirmasi. | Delete diizinkan. Jika tidak, user hanya bisa mem-pause-nya. |
Run now memakai antrean yang sama dengan run terjadwal, sehingga pada saat sibuk ia bisa menunggu di belakang yang lain.
Mengedit Automation
Form edit mencakup semuanya kecuali menambahkan jenis pengecekan yang benar-benar baru:
| Bagian | Yang bisa diubah |
|---|---|
| Name, Task | Teks bebas (maksimal 80 dan 4000 karakter). |
| Repeats | Once, every few minutes or hours, daily, weekly, atau monthly, beserta tanggal dan jam, interval, hari dalam seminggu, tanggal dalam sebulan atau jam dalam sehari, dan time zone. |
| Condition | Ubah kata-katanya, ubah value, comparison, dan makna tiap rule, atau hapus condition. Untuk mengecek hal baru, minta kepada agent. |
| What to do with the result | Pilih action, nomor WhatsApp, dan Email address. Action yang tidak diizinkan policy tidak bisa ditambahkan baru. |
| If a run is missed | Missed-run policy. |
Misalnya, Rina bisa memajukan pengecekan ke pukul 07.00, atau menghapus condition agar ringkasan datang setiap hari kerja apa pun statusnya. Untuk mengecek hal lain, misalnya insiden keselamatan yang masih terbuka di site Surabaya, ia meminta automation baru kepada Atlas.
Saat disimpan, policy diperiksa ulang, misalnya minimum interval atau batas 10 email per jam ke satu alamat, dan alasannya ditampilkan bila perubahan ditolak.
Notifikasi
Lonceng di top bar chat memberi tahu user apa yang dihasilkan automation. Lonceng menampilkan badge berisi jumlah item yang belum dibaca dan, saat dibuka, 20 item terbaru. Setelah Rina menekan Run now, lonceng menampilkan badge untuk hasil yang baru.
| Jenis | Kapan |
|---|---|
| Result | Sebuah automation membuat conversation baru. |
| Alert | Sebuah automation dihentikan atau di-pause: setelah gagal berulang kali, karena policy berubah, atau karena agent pindah ke organization lain. |
| Warning | Sebuah automation tidak bisa mengecek condition-nya tiga kali berturut-turut. |
Membuka notifikasi menandainya sudah dibaca dan membawa user ke conversation, atau ke halaman Automations bila tidak ada conversation. Mark all read membersihkan badge. Badge diperbarui sekitar sekali per menit dan setiap kali tab browser kembali difokuskan. Notifikasi disimpan selama 30 hari.
Result dan alert dikelompokkan per agent, jadi lonceng hanya menghitung automation milik agent yang sedang dibuka.
Yang tidak bisa dilakukan user
| Mereka tidak bisa | Karena |
|---|---|
| Me-resume atau mengedit automation yang dimatikan contributor | Automation itu berada di bawah governance. Mereka tetap bisa menghapusnya. |
| Melihat automation milik orang lain | Setiap automation milik orang yang membuatnya. Governance dilakukan di CMS, oleh Anda. |
| Menghindari policy | Policy diperiksa saat pembuatan, setiap edit, dan setiap run. |
Periksa hasilnya
- Dalam keadaan sign in di chat publik agent, buka ☰ → Automations. Kartu KG-2041 menampilkan Active, jadwal hari kerja pukul 07:30, dan run berikutnya.
- Klik Run now. Buka Recent runs: entri baru menampilkan Succeeded, dan entah Condition met dengan New conversation: sent, atau Condition not met bila proyek berjalan sesuai rencana. Keduanya hasil yang benar.
- Jika condition terpenuhi, klik View result. Conversation baru berisi ringkasan KG-2041 dari Atlas, dan lonceng menampilkan badge untuknya.
- Klik History pada kartu untuk melihat run yang sama khusus untuk automation ini.
Langkah berikutnya
- Berikutnya dalam alur: Memantau & Mengelola, tampilan Anda sendiri atas setiap automation di agent ini dari CMS.
- Troubleshooting Run: bantu user yang bertanya kenapa sesuatu tidak berjalan.